Esineistön tallentamisen ohjesääntö
Lisätty 4.1.2017 linkki luovutus- ja informaatiolomakeelle
Osoite, johon esineistöä lähetetään.
HANKKIJA-AIHEISEN ESINEISTÖN TALLENTAMINEN
Toimintaohje esineistön vastaanotosta, toimittamisesta Perinnehuoneeseen ja kirjaamisesta
Tarkoitus
Tallentamisen tavoitteena on koota Perinnehuoneeseen vielä tallella olevaa Hankkija-aiheista esineistöä Hankkijan Perinneyhdistys ry:n sääntöjen tarkoittamassa hengessä.
Esineistö tulee olemaan tutkijoiden, Hankkijan toiminnasta ja perinteistä kiinnostuneiden alan harrastajien sekä alan järjestöjen käytettävissä mm. erilaisissa maatalouskauppaa ja osuustoimintaa käsittelevissä yhteyksissä.
Perinnehuoneeseen siirretty ja luetteloitu esineistö on Hankkijan Perinneyhdistys ry:n omaisuutta. Perinnehuone sijaitsee Hankkija Oy:n omistamassa Siilinjärven (Kuopio) toimipisteessä. Perinneyhdistys on saanut tilan veloituksetta käyttöönsä.
Tallennettava esineistö
Esineistön on oltava Hankkijan tuottamaa tai Hankkijan ulkopuolisilta saamaa sekä alkuperältään tunnistettavaa.
Esimerkkejä:
- lahja-, palkinto- ja muistoesineet, erityisesti sellaiset, jotka on varta vasten suunniteltu ja tuotettu Hankkijalle, joko sisäiseen tai ulkoiseen käyttöön, Hankkijan vastaavat saamat esineet
- Hankkija-logolla varustetut mainosesineet
- koulutus- ja opintomateriaali, Hankkijan Liikeopiston aineistot sekä ulkopuolisten Hankkijaa varten tuottamat aineistot sekä osastojen itse tuottamat aineistot.
- tiedostus- ja mainosaineisto, Saroilta-lehti, Hakaset, Hankkija Informerar, tiedotteet ja muut Hankkijan tuottamat julkaisut ja painotuotteet, Hankkijasta tuotetut painotuotteet
- asusteet
- valokuvat henkilöistä, tapahtumista ja toimipaikoista, mahdollisuuksien mukaan tunnistetiedoilla varustettuna.
- asiakirjat
- muu Hankkija-aiheinen materiaali
Tavaroiden laatu:
- Perinnehuoneeseen tallennetaan ehjiä tavaroita
- tavaroiden tulee olla puhtaita, ajan patina saa näkyä
Keräyksen ja tallentamisen organisointi
Keräys toteutetaan erikseen nimettyjen henkilöiden toimesta. Kyseisten henkilöiden nimet ja yhteystiedot ylläpidetään yhdistyksen kotisivujen Perinnehuoneosiossa. Tallennettavat esineet toimitetaan heille ja vastaanotettaessa täytetään Luovutus- ja informaatiolomake.
Lomakkeelle kirjataan tarkasti mistä esineestä on kyse ja siihen mahdollisesti liittyvät tausta- ja historiatiedot.
Lomakkeet toimitetaan esineen mukana Perinnehuoneeseen, jossa ne säilytetään mapitettuna. Kyseiseltä lomakkeelta tiedot siirretään numeroituna esineluetteloon (Perinne-esineistöluettelo). Esineiden jatkotunnistamisen helpottamiseksi myös itse esineet merkitään vastaavalla numerolla.
Esineluetteloa ylläpidetään Perinneyhdistyksen kotisivuilla Perinnehuoneosiossa, jossa se on jäsenten ja muitten asiasta kiinnostuneitten nähtävillä. Ylläpidosta vastaa erikseen sovittu henkilö.
Nykyisen Hankkija Oy:n tiloissa ja omistuksessa vielä olevan Hankkija-esineistön siirrosta Perinnehuoneeseen sovitaan erikseen ja Hankkija Oy:n johto ohjeistaa ja tiedottaa henkilökuntaa asiasta.
Tallentamisen ja säilytyksen laatu
Laadussa tavoitellaan ns. museaalista tasoa, jossa esineistön tekninen kunto pysyy hyvänä. Ennen kaikkea valokuvien säilytyksessä käytetään tarkoitukseen valmistettuja arkistokansioita. Esineistö sijoitetaan arkistoon esimerkiksi aiheittain (luokka).
Aineiston käyttöoikeus
Pääsääntöisesti aineistoon voi tutustua vain arkistotilassa. Aineistoa voidaan lainata tutkimus- ja näyttelykäyttöön perinneyhdistyksen hallituksen päätöksellä.
Arkistotilan hallinta
Arkistotila on lukittava tila, jonka avain on paikallisen toimipaikan esimiehellä ja erikseen nimetyillä perinneyhdistyksen jäsenillä.
Esineistön vakuutus
Perinnehuoneistossa oleva esineistö ja muu materiaali on vakuutettu asianmukaisella kohtuudella saatavissa olevalla vakuutusturvalla.
ESINEISTÖN TOIMITTAMINEN PERINNEHUONEESEEN
Informaatio
- jokaisesta tavarasta täytetään Luovutus- ja informaatiolomake
- samaa aihepiiriä koskevat irralliset valokuvat vastaanotetaan yhdellä lomakkeella. Siihen merkitään kuvien lukumäärä. Valokuvat numeroidaan kuvan kääntöpuolelle pehmeällä (2B) lyijykynällä ykkösestä alkaen.
Jos tiedetään henkilöiden nimet ja / tai tapahtuman aihe ne merkitään kääntöpuolelle.
- valokuvakansiot, kukin erikseen vastaanotetaan omalla lomakkeellaan. Lomakkeeseen merkitään kansiossa olevien kuvien lukumäärä. Jos kuvien henkilöt / tapahtumat tunnistetaan voi infoluettelon tehdä kuvalehtien väliin laitettavalle listalle.
- irralliset diakuvat numeroidaan kuvakehykseen mustalla tussilla. diasarjoista täytetään oma lomakkeensa.
On suotavaa, että Luovutus- ja infolomakkeelle kirjataan mahdollisimman paljon tietoa perinnetiedon säilyttämiseksi. Taustatieto saattaa olla yhtä arvokasta kuin itse esine tai asiakirja.
Esineiden lähettäminen Perinnehuoneeseen
Tavarat toimitetaan Hankkijan (Kuopion) toimipaikkaan pääsääntöisesti postitse osoitettuna myymäläpäällikölle.
HANKKIJA OY
Pasi Korhonen Perinnehuone
Takojantie 3
70900 TOIVALA
Myymäläpäällikkö siirtää tavarat Perinnehuoneeseen.
Tavaralähetyksestä ilmoitetaan etukäteen Perinnehuoneesta vastaavalle sähköpostilla olavi.mattila@pp7.inet.fi tai puhelimella 0400261001.
Muusta toimitustavasta sovitaan tapauskohtaisesti Perinnehuoneesta vastaavan yhdistyksen jäsenen kanssa.
Perinnehuoneesta vastaava arkistoi (=numeroi saapuneet tavarat ja dokumentit sekä luokittelee ne) ja hyllyttää tavarat.
17.11.2015 om/ps